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Cartas de Cobrança – Por que e como utilizar

Carta de cobrança

Uma situação que você lida repetidamente é entrar em contato com um cliente (ou ex-cliente), lembrá-lo de uma obrigação “esquecida” e ouvir: “vou pagar até o fim da semana”?

Chega o prazo prometido e o que acontece? Nada. Você não ouve uma satisfação, as obrigações continuam atrasadas e o seu cliente simplesmente “esqueceu” novamente.

Pinóchio

Você tem algumas opções para lidar com esse tipo de situação:

  1. Insistir e continuar cobrando
  2. Escalar a cobrança
  3. “Deixar pra lá”

A primeira opção é sem dúvida a mais utilizada principalmente para quem não tem um volume de inadimplentes tão grande. Os “esquecidos” costumam ser exceção e não a regra. Nesse caso, insistir passa a ser pouco incômodo, por não ser tão comum.

A segunda opção pode ser contratar uma agência especializada em cobrança, negativar o “esquecido” em um órgão de proteção ao crédito ou até mesmo acionar a Justiça. Escalar a cobrança pode ajudar a mostrar ao inadimplente que a pendência não entrará no grupo do “deixa pra lá”.

Entretanto, para alguns credores escalar a cobrança não se aplica. A maioria das agências de cobrança só trabalham com volumes altos de recebíveis, são aquelas que operam no modelo de call center.

[A Adimplere desenvolveu um modelo acessível a todos os tamanhos, com custo mensal a partir de R$ 400,00. Entre em www.spadaglobal.com/adimplere e solicite mais informações.

Se ainda assim, o seu volume de inadimplentes não justificar esse investimento mensal, você pode solicitar o seu convite para testar o AdimTools através do site www.adimtools.com.br, onde você emite os seus boletos e programa a plataforma para cobrar para você (por exemplo, enviar e-mail no 3º dia de atraso, enviar uma carta no 7º dia de atraso, incluir no SPC no 30º dia de atraso e daí por diante) e paga apenas pelo que utilizar]

A opção de acionar o cliente na Justiça só faz sentido após esgotadas todas as vidas extrajudiciais. Mesmo assim, após uma eventual decisão favorável e todos os trâmites, pode-se demorar anos para receber.

terceira opção é deixar para lá. A dor de cabeça que você tem para receber é tanta que simplesmente é mais cômodo aceitar o prejuízo. Essa atitude é bastante comum nos pequenos e médios negócios, mas é bastante nociva para a saúde financeira da sua empresa.

A carta de cobrança é uma forma tradicional e bastante efetiva de lidar com os “esquecidos” em qualquer uma das 3 situações acima. Ela traz formalidade e urgência ao processo de cobrança, serve como um registro caso você resolva escalar e, por último, a carta ainda é um canal com alto índice de leitura – uma carta tem mais do que o dobro de chance de ser lida do que um e-mail.

inadimplência

Caso você opte por insistir na cobrança, após algumas tentativas por e-mail e telefone, inclua as cartas de cobrança e observe a diferença que isso fará.

Se vai escalar a cobrança, a carta pode notificar ao seu cliente esquecido que esse será o seu próximo passo. Caso você opte por leva-lo à Justiça, a confirmação do conteúdo e envio da correspondência servirá nos autos como prova perante o juiz de que você tentou outros meios antes de acionar a Justiça.

Caso você costume deixar para lá, saiba que um dos fatores determinantes na fila de prioridades de um inadimplente é justamente a severidade do credor. Muitos não pagam por saber que nada vai acontecer. Chega a ser algo cultural no Brasil. Porque aquele seu cliente não deixa de pagar a conta de telefone mas deixa de pagar a você? Porque ele sabe que a operadora de telefone será severa com ele (cortando o serviço, levando ao SPC, processando) e você não.

Muito bem. Entendemos a importância da carta de cobrança. Mas como fazer uma boa carta de cobrança? Ou seja, uma carta de cobrança que funcione?

Embora cada situação exija abordagens diferentes, os três principais componentes que devem existir nas suas estratégias com cartas de cobrança são:

  • Utilizar um conjunto de cartas
  • Definir um prazo para o recebimento e solicitar uma ação
  • Escalar as suas demandas

Utilizar um conjunto de cartas ao invés de uma única carta

Cobrar e receber é um processo que exige persistência. Não adianta enviar uma única carta e se dar por satisfeito. Também não adianta enviar uma carta por dia sem dar o tempo necessário para que o seu cliente pague.

Nós recomendamos enviar 3 cartas em uma janela de 30 dias antes de enviar os seus clientes para uma agência de cobrança. Cada uma dessas cartas deve ter um tom diferente.

Definir um prazo para o recebimento e solicitar uma ação

Ao enviar uma carta de cobrança, você precisa informar um prazo que espera receber o pagamento e solicitar uma ação como: pagamento do boleto anexo ou depósito bancário.

Escalar as suas demandas

Você tem3 cartas para enviar em uma janela de 30 dias. Cada carta vai se tornando mais severa para o seu cliente perceber que você não o deixará no grupo do “deixa para lá”. A última carta serve como um ultimato, onde você avisa que se a obrigação não for paga você irá enviá-lo para uma agência de cobrança ou até mesmo para a justiça.

Modelos de carta de cobrança

1ª Carta

Prezado Senhor João José,

Esta é uma notificação de que o pagamento de R$ 372,45 referente ao(s) serviço(s) abaixo não foi identificado no nosso sistema.

Por favor,1 realize o pagamento acima hoje através de um depósito bancário no Banco XXX, agência ZZZ, conta corrente YYY e envie um comprovante para contato@email.com.br por e-mail. Caso o Sr. prefira, entre em contato pelo número (11) 2121-2323 que podemos oferecer outra forma de pagamento.

Por gentileza, após o pagamento, ligue para (11) 2121-2323 em até 3 dias úteis para informar que o pagamento foi efetivado. Por favor, contate-nos caso tenha quaisquer dúvidas.

Caso o pagamento já tenha sido efetivado, favor desconsiderar essa carta.

Atenciosamente,

Pedro Paulo

Academia Vila Grande
Rua das Vilas, 123
São Paulo – SP
CEP 101001-01

2ª Carta

Prezado Senhor João José,

Recentemente enviamos uma carta notificando que o pagamento do valor de R$ 372,45 não foi identificado no nosso sistema.
Pela segunda vez, solicitamos a regularização da pendência através do pagamento do boleto bancário em anexo ou através do depósito em conta corrente no Banco XXX, agência ZZZ, conta corrente YYY.
Caso o Sr. deseje uma outra opção de pagamento, favor entrar em contato pelo número (11) 2121-2323.

Por favor, efetue o pagamento hoje e envie o comprovante para o email contato@email.com.br.

A sua pendência já passou do prazo aceitável de atraso e está afetando fortemente o nosso fluxo de caixa. Essa é mais uma tentativa amigável de resolvermos a situação. Repito, efetue o pagamento imediatamente e envie o comprovante para contato@email.com.br.

Atenciosamente,

Pedro Paulo

Academia Vila Grande
Rua das Vilas, 123
São Paulo – SP
CEP 101001-01

3ª Carta

Prezado Senhor João José,

Essa é a terceira e última carta que enviamos referente à pendência de R$ 372,45, atrasada desde o dia 10/06/12. Apesar das inúmeras tentativas, o Sr. não tomou qualquer medida para regularizar essa situação que afeta fortemente o nosso fluxo de caixa.
Por favor e pela última vez, efetue o pagamento do boleto bancário em anexo e envie o comprovante para contato@email.com.br.
Caso não seja identificado o pagamento em três dias úteis, contados do recebimento dessa notificação extrajudicial, o Sr. não nos deixará outra alternativa a não ser tomar uma medida mais drástica de escalar a cobrança.

Atenciosamente,

Pedro Paulo

Academia Vila Grande
Rua das Vilas, 123
São Paulo – SP
CEP 101001-01


Apesar da modernização da cobrança, com canais digitais, lembretes programados e ações automatizadas, como os utilizados pela Adimplere, a carta continua sendo um instrumento eficaz para lidar com os clientes “esquecidos”.

Esse post ajuda a montar uma estratégia efetiva de cobrança por cartas que irá minimizar a sua inadimplência. Para aqueles que continuarem não pagando, a Adimplere possui dois produtos para auxiliá-lo: AdimCash e AdimTools. Entre em www.spadaglobal.com/adimplere e solicite mais informações.

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